La creciente demanda de capacitación que se observa en casi todos los segmentos de mercado y la consecuente sobre-oferta de capacitadores obliga a las empresas a ser muy cuidadosas en el momento de evaluar metodologías y presupuestos. En esta nota analizamos los beneficios y desventajas que proporcionan las nuevas formas de capacitación a distancia.
Cuando una organización busca sensibilizar a su gente acerca de nuevas formas de realizar una tarea determinada, incorporar herramientas para mejorar su aptitud competitiva o acompañar la evolución de los mercados, la capacitación aparece como uno de los medios más eficaces para alcanzar esos objetivos. Una vez identificadas las necesidades de capacitación, mediante la aplicación de técnicas específicas, el paso siguiente es definir la metodología de entrenamiento a utilizar entre diferentes opciones:
■Capacitación "en aula" o presencial.
■Capacitación a distancia.
■Programas autoadministrados.
■Coaching en el campo (on-the-job training).
La máxima efectividad se logra mediante la combinación de dos o más de estos métodos de delivery.
Mientras en los EE.UU. la opción por la capacitación a distancia está creciendo rápidamente, en nuestro medio la capacitación presencial tiene una preponderancia casi excluyente. Por este motivo, las herramientas de entrenamiento a distancia no son reconocidas aún como un recurso complementario efectivo, aunque sus contundentes beneficios revertirán esta situación en un futuro muy cercano.
En la actualidad, la capacitación a distancia se desarrolla utilizando herramientas que van desde el material impreso y los videos remitidos a grupos de participantes remotos, hasta el entrenamiento a través de Internet o las más sofisticadas interacciones vía satélite. Independientemente de la tecnología aplicada, la interactividad es la condición central de esta metodología: el facilitador transmite conceptos, envía instrucciones y problemas a resolver, recibe las consultas y los ejercicios resueltos de sus interlocutores, retransmite sus comentarios y las correcciones, etc. Esta interacción garantiza el seguimiento personalizado de cada uno de los que participan del programa y la medición de los resultados del mismo.
La clave está en el diseño
Las metodologías a distancia, por innovadoras y beneficiosas que sean, no son aplicables a cualquier programa de capacitación. La determinación de la forma más eficiente de contacto con las personas a entrenar depende, principalmente, del enfoque que la organización desee dar al plan de instrucción, de los objetivos que se proponga alcanzar y de las posibilidades y necesidades del grupo.
En la fase de diseño del plan de capacitación está la clave del éxito o el fracaso del mismo, ya que es en esta etapa en donde se definen estratégicamente, entre varios aspectos fundamentales, las metodologías a aplicar. Los principales pasos de este proceso pueden graficarse de la siguiente forma:
Los beneficios de la capacitación a distancia
En Argentina, la dinámica competitiva que están incorporando las empresas, la urgente necesidad de actualización que moviliza a muchas otras y las características geográficas del país hacen prever que las técnicas de capacitación a distancia comenzará a ganar espacio sobre las opciones tradicionales. Los bancos, las AFJP, las ART, las cadenas de comercialización, las compañías de seguros y tantas otras organizaciones con sucursales y puntos de venta distribuidos en distintas ciudades, serán quienes más demanden esta metodología por las siguientes razones:
■Permite centrar la atención en cada uno de los participantes, facilitando el seguimiento del aprendizaje individual.
■Facilita la llegada simultánea a gran número de personas cuando una organización es grande o está diseminada en un territorio muy amplio.
■Es una herramienta de gran flexibilidad, pues permite segmentar los temas a capacitar, según las necesidades de cada grupo de individuos.
■Los participantes pueden desarrollar el programa sin limitaciones de días ni horarios y, dependiendo de la tecnología seleccionada, también puede elegir el lugar que más les convenga.
■Cada participante puede "acomodar" el desarrollo del programa de capacitación a su propio ritmo de aprendizaje.
■Otorga la posibilidad de focalizar distintos aspectos de un programa mediante el diseño de módulos temáticos.
■Permite la segmentación geográfica. Esto es, el diseño de los contenidos del programa de capacitación atendiendo las necesidades o particularidades de distintas zonas o regiones.
■Facilita la coordinación del lanzamiento de programas promocionales o campañas publicitarias con el correspondiente entrenamiento de fuerzas de venta distribuidas en distintos puntos del país.
■Comparando el costo por participante respecto de los programas presenciales, la capacitación a distancia evidencia importantes ventajas económicas. Las mayores diferencias se observan cuando el universo a capacitar está distribuido en una zona geográfica amplia.
■Los costos resultantes de los traslados y el hospedaje son habitualmente muy relevantes a la hora de valorizar un programa de capacitación "en aula". Es precisamente en este rubro en donde la capacitación a distancia muestra sus principales ventajas económicas. Otro factor significativos al comparar costos, es el referido a las horas de trabajo que se pierden en los traslados desde y hacia el lugar de la capacitación, horarios no siempre adecuados de los medios de comunicación, etc. son algunos de los costos ocultos de una capacitación presencial.
La capacitación a distancia es una herramienta efectiva, que potencia sus resultados cuando se complementa con las metodologías presenciales. La falta de interacción personal con el instructor y con los pares es una desventaja de esta metodología frente a la capacitación "en aula", que no siempre logra compensarse con los beneficios económicos que surgen al comparar ambas inversiones.
Más allá de sus virtudes y debilidades, la capacitación a distancia es una alternativa de gran flexibilidad cuando: es necesario llegar simultáneamente a una gran cantidad de participantes, distribuidos en una amplia zona geográfica, con objetivos específicos y precisos, a un costo bajo por persona capacitada.
En momentos como el actual, en que los negocios se desarrollan en un entorno de continuos y rápidos cambios, y en donde la productividad juega un rol decisivo, la capacitación a distancia se perfila como una de las herramientas de primera opción para contribuir a optimizar el perfil competitivo de personas y organizaciones.
Cuando una organización busca sensibilizar a su gente acerca de nuevas formas de realizar una tarea determinada, incorporar herramientas para mejorar su aptitud competitiva o acompañar la evolución de los mercados, la capacitación aparece como uno de los medios más eficaces para alcanzar esos objetivos. Una vez identificadas las necesidades de capacitación, mediante la aplicación de técnicas específicas, el paso siguiente es definir la metodología de entrenamiento a utilizar entre diferentes opciones:
■Capacitación "en aula" o presencial.
■Capacitación a distancia.
■Programas autoadministrados.
■Coaching en el campo (on-the-job training).
La máxima efectividad se logra mediante la combinación de dos o más de estos métodos de delivery.
Mientras en los EE.UU. la opción por la capacitación a distancia está creciendo rápidamente, en nuestro medio la capacitación presencial tiene una preponderancia casi excluyente. Por este motivo, las herramientas de entrenamiento a distancia no son reconocidas aún como un recurso complementario efectivo, aunque sus contundentes beneficios revertirán esta situación en un futuro muy cercano.
En la actualidad, la capacitación a distancia se desarrolla utilizando herramientas que van desde el material impreso y los videos remitidos a grupos de participantes remotos, hasta el entrenamiento a través de Internet o las más sofisticadas interacciones vía satélite. Independientemente de la tecnología aplicada, la interactividad es la condición central de esta metodología: el facilitador transmite conceptos, envía instrucciones y problemas a resolver, recibe las consultas y los ejercicios resueltos de sus interlocutores, retransmite sus comentarios y las correcciones, etc. Esta interacción garantiza el seguimiento personalizado de cada uno de los que participan del programa y la medición de los resultados del mismo.
La clave está en el diseño
Las metodologías a distancia, por innovadoras y beneficiosas que sean, no son aplicables a cualquier programa de capacitación. La determinación de la forma más eficiente de contacto con las personas a entrenar depende, principalmente, del enfoque que la organización desee dar al plan de instrucción, de los objetivos que se proponga alcanzar y de las posibilidades y necesidades del grupo.
En la fase de diseño del plan de capacitación está la clave del éxito o el fracaso del mismo, ya que es en esta etapa en donde se definen estratégicamente, entre varios aspectos fundamentales, las metodologías a aplicar. Los principales pasos de este proceso pueden graficarse de la siguiente forma:
Los beneficios de la capacitación a distancia
En Argentina, la dinámica competitiva que están incorporando las empresas, la urgente necesidad de actualización que moviliza a muchas otras y las características geográficas del país hacen prever que las técnicas de capacitación a distancia comenzará a ganar espacio sobre las opciones tradicionales. Los bancos, las AFJP, las ART, las cadenas de comercialización, las compañías de seguros y tantas otras organizaciones con sucursales y puntos de venta distribuidos en distintas ciudades, serán quienes más demanden esta metodología por las siguientes razones:
■Permite centrar la atención en cada uno de los participantes, facilitando el seguimiento del aprendizaje individual.
■Facilita la llegada simultánea a gran número de personas cuando una organización es grande o está diseminada en un territorio muy amplio.
■Es una herramienta de gran flexibilidad, pues permite segmentar los temas a capacitar, según las necesidades de cada grupo de individuos.
■Los participantes pueden desarrollar el programa sin limitaciones de días ni horarios y, dependiendo de la tecnología seleccionada, también puede elegir el lugar que más les convenga.
■Cada participante puede "acomodar" el desarrollo del programa de capacitación a su propio ritmo de aprendizaje.
■Otorga la posibilidad de focalizar distintos aspectos de un programa mediante el diseño de módulos temáticos.
■Permite la segmentación geográfica. Esto es, el diseño de los contenidos del programa de capacitación atendiendo las necesidades o particularidades de distintas zonas o regiones.
■Facilita la coordinación del lanzamiento de programas promocionales o campañas publicitarias con el correspondiente entrenamiento de fuerzas de venta distribuidas en distintos puntos del país.
■Comparando el costo por participante respecto de los programas presenciales, la capacitación a distancia evidencia importantes ventajas económicas. Las mayores diferencias se observan cuando el universo a capacitar está distribuido en una zona geográfica amplia.
■Los costos resultantes de los traslados y el hospedaje son habitualmente muy relevantes a la hora de valorizar un programa de capacitación "en aula". Es precisamente en este rubro en donde la capacitación a distancia muestra sus principales ventajas económicas. Otro factor significativos al comparar costos, es el referido a las horas de trabajo que se pierden en los traslados desde y hacia el lugar de la capacitación, horarios no siempre adecuados de los medios de comunicación, etc. son algunos de los costos ocultos de una capacitación presencial.
La capacitación a distancia es una herramienta efectiva, que potencia sus resultados cuando se complementa con las metodologías presenciales. La falta de interacción personal con el instructor y con los pares es una desventaja de esta metodología frente a la capacitación "en aula", que no siempre logra compensarse con los beneficios económicos que surgen al comparar ambas inversiones.
Más allá de sus virtudes y debilidades, la capacitación a distancia es una alternativa de gran flexibilidad cuando: es necesario llegar simultáneamente a una gran cantidad de participantes, distribuidos en una amplia zona geográfica, con objetivos específicos y precisos, a un costo bajo por persona capacitada.
En momentos como el actual, en que los negocios se desarrollan en un entorno de continuos y rápidos cambios, y en donde la productividad juega un rol decisivo, la capacitación a distancia se perfila como una de las herramientas de primera opción para contribuir a optimizar el perfil competitivo de personas y organizaciones.
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